Waarom circulair beheer?
Op het moment van inkoop is alles vaak nog overzichtelijk. Maar dan volgt de gebruiksfase. Na het oplossen van wat aanvangsproblemen wordt het contract ‘zorgvuldig’ opgeborgen en ligt de focus op de volgende inkoop of aanbesteding. Na een aantal jaren – iemand anders doet inmiddels de inkoop – weet niemand meer dat grondstoffen behouden moesten worden of hoe je dat moest doen en wat de afspraken waren.
Alle ambitie, inspanning en zorgvuldigheid die betracht is tijdens het inkooptraject wordt volledig en moeiteloos geborgd met de PRP® circulair e-procurement inkooptool.
De dynamische module BEHEER documenteert de beginstand:
de levering (product, project of werk)
alle items die voorkomen in de levering
visuele weergave van items
de inkoopcontracten
bestekken
tekeningen van het totale traject – (schets)ontwerp, voorlopig ontwerp, definitieontwerp
technische documentatie van alle items
onderhoudsvoorschriften
schoonmaak protocollen
elk denkbaar bestand dat relatie heeft met de levering of inkooptraject
De dynamische module BEHEER documenteert het verloop:
onderhoud
schoonmaak
mutaties in aantallen en hoedanigheid
uitleen of sharing van items (t.b.v. de deeleconomie)
toe- en afname van items met automatisch gekoppeld de impact op behoud van grondstoffen
De dynamische module BEHEER meet verschil begin en eind
Wanneer een item of levering niet langer gebruikt wordt en ingezet wordt voor hergebruik meet de module het verschil tussen de beginstand en eindstand van de levering. Hieruit kan een organisatie het effect aflezen van de circulaire aanpak maar ook de kwaliteit van de ingekochte items.
Het benodigde onderhoud en schoonmaak. De naleverbaarheid en service van de leverancier. Deze gegevens leveren belangrijke informatie voor een volgende inkoop.
Designatie:
Een levering (product, project of werk) bestaat vaak uit meerdere, vele items. De items kunnen verspreid (geraakt) zijn tijdens gebruik. Middels een ander inkooptraject kunnen vergelijkbare items ingekocht zijn met daaraan andere voorwaarden verbonden. Het is van groot belang, zowel circulair als juridisch om per direct inzicht te hebben in welk item hoort bij welk contract en waar items zich bevinden.
Binnen de PRP® circular e-procurement inkooptool krijgt elk item automatisch een unieke code.
Alles wat gedocumenteerd wordt is automatisch gekoppeld aan die code. Per item genereert het systeem automatisch een QR code (of RFID) die aangebracht wordt op het item. Met de PRP® app kan de QR code (of RFID) uitgelezen worden en geeft achter een beveiligde inlogcode en wachtwoord rechtstreeks toegang tot de gegevens van dat item.
Gevoelige informatie kan d.m.v. toegangsrechten op verschillende levels worden vrijgegeven.